Muốn tuyển một nhân viên tại Việt Nam, cần có: một pháp nhân sử dụng lao động trong nước, hợp đồng lao động bằng văn bản theo Bộ luật Lao động 2019, đăng ký BHXH – BHYT – BHTN (chi phí phía chủ sử dụng ≈ 23,5% trên lương gộp), khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hằng tháng và trả lương bằng đồng Việt Nam. Chưa có pháp nhân, một employer of record như Eor.vn sẽ đứng tên sử dụng lao động và vận hành toàn bộ các khâu trên; tiếp nhận mất 3–5 ngày làm việc.
1. Hợp đồng lao động
Từ năm 2021, pháp luật Việt Nam chỉ còn hai loại hợp đồng: không xác định thời hạn và xác định thời hạn tối đa 36 tháng. Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được gia hạn một lần; sau đó quan hệ tự động trở thành không xác định thời hạn. Hợp đồng "mùa vụ" đã bị bãi bỏ, và không tồn tại cách nào hợp pháp để xâu chuỗi mãi các hợp đồng ngắn hạn.
Hợp đồng phải lập thành văn bản (chữ ký điện tử được công nhận) bằng tiếng Việt; bản song ngữ là thông lệ ở các công ty có quản lý nước ngoài, với bản tiếng Việt có giá trị ưu tiên. Nội dung bắt buộc gồm mô tả công việc, địa điểm, mức lương, kỳ hạn trả lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm và điều khoản đào tạo.
Ghi chú thực tế: phần lớn nhà tuyển dụng nước ngoài bắt đầu bằng hợp đồng 12 tháng kèm 60 ngày thử việc bên trong, rồi chuyển sang không xác định thời hạn khi gia hạn. Cách này cân bằng giữa linh hoạt và kỳ vọng của ứng viên — ứng viên giỏi ở Việt Nam đọc lời mời ký không xác định thời hạn ngay từ đầu như một tín hiệu nghiêm túc.
2. Thử việc
Thử việc không bắt buộc, bị giới hạn theo vị trí, và lương thử việc không dưới 85% lương chính thức:
| Loại vị trí | Thử việc tối đa |
|---|---|
| Người quản lý doanh nghiệp (theo Luật Doanh nghiệp) | 180 ngày |
| Vị trí cần trình độ cao đẳng trở lên | 60 ngày |
| Vị trí cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật | 30 ngày |
| Công việc khác | 6 ngày làm việc |
Trong thời gian thử việc, hai bên đều có quyền dừng mà không cần báo trước hay bồi thường. Hợp đồng dưới một tháng không được thử việc — và không được thử việc hai lần cho cùng một công việc với cùng một người.
3. Giờ làm việc & làm thêm
Trần pháp định là 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần; nhà nước "khuyến khích" tuần 40 giờ, và đa số công ty khối văn phòng làm thứ Hai – thứ Sáu. Làm thêm giờ cần người lao động đồng ý và bị giới hạn 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm (300 giờ với một số ngành nghề theo danh mục).
Mức trả làm thêm là sàn cứng không thương lượng được: 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ — cộng thêm 30% phụ cấp làm đêm cho khung 22:00–06:00.
4. Nghỉ phép & nghỉ lễ
Người lao động đủ 12 tháng làm việc được tối thiểu 12 ngày phép năm hưởng lương (nhiều hơn với công việc nặng nhọc, độc hại), cộng thêm một ngày cho mỗi 5 năm thâm niên cùng một chủ sử dụng. Phép chưa nghỉ phải được thanh toán khi chấm dứt hợp đồng.
Việt Nam có 11 ngày nghỉ lễ, tết: Tết Dương lịch (1), Tết Nguyên đán (5), Giỗ Tổ Hùng Vương (1), ngày 30/4 (1), ngày 1/5 (1) và Quốc khánh 2/9 (2). Năm 2026, Tết Nguyên đán rơi vào giữa tháng Hai; lịch hoán đổi ngày cụ thể do nhà nước công bố hằng năm. Người lao động nước ngoài được thêm một ngày quốc khánh nước họ và một ngày tết cổ truyền của nước họ.
Các loại nghỉ hưởng lương khác: kết hôn (3 ngày), con kết hôn (1), tang thân nhân gần (3). Lao động nữ có chế độ thai sản rộng: 6 tháng nghỉ do BHXH chi trả, cùng quyền bảo vệ khỏi sa thải trong thai kỳ và khi con dưới 12 tháng tuổi.
5. Lương, lương tối thiểu & tháng 13
Lương của người lao động Việt Nam phải tính và trả bằng đồng Việt Nam. Lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/01/2026:
| Vùng | Bao gồm (ví dụ) | Lương tối thiểu / tháng |
|---|---|---|
| Vùng I | Nội thành Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, các khu vực Đồng Nai, Bình Dương | 5.310.000 ₫ |
| Vùng II | Đà Nẵng, Cần Thơ, ngoại thành Hà Nội/TP. HCM | 4.730.000 ₫ |
| Vùng III | Thành phố thuộc tỉnh, các huyện công nghiệp | 4.140.000 ₫ |
| Vùng IV | Các địa bàn còn lại | 3.700.000 ₫ |
Lương tối thiểu chủ yếu liên quan đến khối sản xuất; lương khối chuyên môn cao hơn nhiều. Điều nhà tuyển dụng nước ngoài hay đánh giá thấp là lương tháng 13: luật không bắt buộc, nhưng thông lệ sâu đến mức bỏ nó đồng nghĩa với cắt lương trong mắt ứng viên. Thường tính theo tỷ lệ cho năm đầu và chi trước Tết.
Khoảng lương gộp tham khảo chúng tôi ghi nhận năm 2026: kỹ sư phần mềm có kinh nghiệm 40–75 triệu ₫/tháng tại TP. HCM và Hà Nội; kế toán cấp cao 25–45 triệu; nhân viên chăm sóc khách hàng giỏi tiếng Anh 18–30 triệu. Hãy coi đây là định hướng, không phải chuẩn so sánh — chúng tôi báo con số thật theo từng vị trí khi được hỏi.
6. Bảo hiểm bắt buộc
Tỷ lệ đóng của chủ sử dụng và người lao động, tính trên tiền lương theo hợp đồng (trần BHXH/BHYT là 46.800.000 ₫; trần BHTN bằng 20 lần lương tối thiểu vùng):
| Khoản đóng | Chủ sử dụng | Người lao động |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn nghề nghiệp) | 17,5% | 8% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% |
| Kinh phí công đoàn | 2% | — |
| Tổng | 23,5% | 10,5% |
Người lao động nước ngoài có hợp đồng từ 12 tháng tham gia BHXH và BHYT (không tham gia BHTN). Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi có hiệu lực từ 01/7/2025 siết chặt thực thi — chậm đóng hay khai thiếu giờ lộ rất nhanh qua đối soát dữ liệu của cơ quan bảo hiểm.
7. Thuế thu nhập cá nhân
Cá nhân cư trú chịu thuế lũy tiến từ 5% đến 35% trên thu nhập sau bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ là 15,5 triệu ₫/tháng cho bản thân và 6,2 triệu ₫/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký. Chủ sử dụng khấu trừ hằng tháng và quyết toán cuối năm. Ví dụ tính trọn vẹn nằm trong cẩm nang tính lương.
8. Chấm dứt & trợ cấp thôi việc
Việt Nam là nước bảo vệ người lao động. Chủ sử dụng chỉ được đơn phương chấm dứt theo các căn cứ luật định — thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đã ban hành, ốm đau kéo dài, thay đổi cơ cấu, kỷ luật sa thải với vi phạm nghiêm trọng — và mỗi căn cứ có trình tự riêng. Thời hạn báo trước: 45 ngày (không xác định thời hạn), 30 ngày (xác định thời hạn 12–36 tháng), 3 ngày làm việc (dưới 12 tháng).
Trợ cấp thôi việc là nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc, trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp — với thâm niên sau 2009 thực tế thường không lớn, nhưng phép tính phải chính xác. Thay đổi cơ cấu kích hoạt trợ cấp mất việc làm cao hơn: một tháng lương mỗi năm, tối thiểu hai tháng.
Sai lầm đắt giá: cho nghỉ "kiểu Mỹ" với hai tuần lương thay thông báo. Chấm dứt trái pháp luật ở Việt Nam có thể dẫn đến nhận lại người lao động cộng trả đủ lương những ngày không được làm việc cộng bồi thường. Chia tay cần căn cứ, giấy tờ và kiên nhẫn — hoặc một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, cách mà đa số các cuộc chia tay nhạy cảm thực sự được giải quyết.
9. Nhân viên hay cộng tác viên
Thuê nhân sự Việt Nam dưới dạng "cộng tác viên độc lập" dài hạn là khoản nợ tuân thủ phổ biến nhất mà các công ty nước ngoài đang gánh. Phép thử nằm ở bản chất: giờ làm cố định, theo chỉ đạo của bạn, trên công cụ của bạn, một khách hàng duy nhất — đó là quan hệ lao động, bất kể hóa đơn ghi gì. Khi bị xác định lại, bảo hiểm và thuế bị truy thu kèm lãi và phạt, đổ lên công ty thuê. Chuyên gia làm theo dự án với nhiều khách hàng thì làm cộng tác viên được; lập trình viên toàn thời gian của bạn thì không.
10. Mở pháp nhân hay dùng EOR?
Nếu bạn xây dựng hoạt động thương mại có giấy phép tại Việt Nam — xuất hóa đơn nội địa, nhập khẩu, mở cửa hàng — bạn sẽ cần pháp nhân, và 2–4 tháng thủ tục đơn giản là giá vé vào cửa. Còn nếu bạn tuyển một đến ba mươi người làm sản phẩm hay phục vụ khách hàng toàn cầu của bạn, một employer of record đưa họ vào làm đúng luật ngay trong tuần này, với mức phí cố định, và một lộ trình sạch sẽ để chuyển họ về pháp nhân riêng sau này. Con đường thứ hai chính là việc Eor.vn làm — chỉ một việc đó, tại một quốc gia.